Sau đây chúng tôi sẽ đề cập đến một trong những vấn đề quan trọng có tác động tới hiệu quả công việc: điều chỉnh lại không gian làm việc để đáp ứng yêu cầu của các nhân viên giỏi.

Không gian làm việc trong tương lai cho công ty của bạn sẽ là mô hình nào? Ảnh: gotoworkone.com

Làm việc trong một căn phòng nhỏ buồn tẻ ở một tòa nhà trung tâm hoặc ngay cả trong không gian của một khuôn viên ở ngoại ô đều có thể khiến cho người ta trở nên uể oải trong công việc và sinh hoạt.

Đó là chúng ta hãy còn chưa tính đến những nhu cầu cá nhân của các nhân viên cũng như việc xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ, đoàn kết, linh hoạt và khuyến khích được nhân viên.

Tôi có thể đoán chắc rằng những nhân viên giỏi nhất sẽ cố gắng tìm cho mình một công ty có thể tạo cho họ một môi trường làm việc hiệu quả.

Tất nhiên, trong nhiều sáng kiến mà các công ty thường đưa ra có việc tạo ra một môi trường làm việc mới. Tuy nhiên chỉ có chương trình “Tương lai công việc” (FOW: Future of Work) của Công ty Tài chính Capital One [1] là có được kế hoạch và quá trình thực hiện tốt cũng như có tầm nhìn xa hơn cả.

Tom Davenport là Trưởng khoa Công nghệ thông tin và quản lý thuộc trường Đại học Babson, đồng thời cũng là người quản lý của các Trung tâm nghiên cứu Quản lý qui trình và Kiến thức làm việc. Những cuốn sách và bài viết của ông về các vấn đề: thay đổi qui trình kinh doanh, quản lý kiến thức, quản lý sự tập trung, hiệu quả của lao động trí óc và những phân tích có tính cạnh tranh giúp cho việc triển khai những ý tưởng trên được dễ dàng hơn. Trang web của ông có địa chỉ: tomdaventport.com

Chương trình này được tiến hành thử nghiệm (nhưng với qui mô lớn) ở bộ phận của công ty đặt tại Richmond và McLean, Virginia.

Chương trình “Tương lai công việc” tạo sự kết hợp rất nhiều môi trường văn phòng khác nhau với sự tập trung đặc biệt vào tính linh hoạt và các công nghệ di động.

Không gian làm việc này có cả những nơi yên tĩnh, quầy cafe, phòng họp nhóm và chỗ ở tiện nghi tạo điều kiện cho nhân viên có thể làm việc tại chỗ.

Chương trình này đã làm tăng lên một cách đáng kể sự hài lòng của nhân viên. Theo đó hiệu quả công việc cũng tự động tăng lên, đồng thời còn giúp cho Capital One giảm được chi phí hoạt động.

Chương trình này đã được xây dựng, sau khi đã cân nhắc rất thận trọng trong đó, phương pháp Capital One áp dụng để thay đổi cách quản lý vừa rất sáng tạo vừa có hiệu quả trên diện rộng.

Không gian làm việc mới hướng tới việc thu hút nhân viên bất kể thuộc lĩnh vực và trình độ nào. Tuy nhiên, nó đặc biệt hấp dẫn đối với những nhân viên trẻ ở chỗ họ sẽ được làm việc trong một môi trường làm việc linh họat, phương tiện liên lạc cơ động và rộng khắp cùng với công nghệ vi tính hiện đại.

Thay vì chỉ ngồi trong những văn phòng đóng kín như trước, các quản lý chuyển sang họat động ở trung tâm của những không gian mở nói trên. Điều đáng ngạc nhiên là việc này lại khiến họ thích thú.

Điểm hạn chế duy nhất mà Capital One nhận thấy là cảm giác gắn kết trong công việc của các nhân viên bị suy giảm đôi chút. Đối với việc có những lực lượng lao động di động hơn thì điều đó chẳng có gì đáng ngạc nhiên nhưng dù sao Capital One cũng đang cố gắng giải quyết vấn đề này.

Tôi dám chắc rằng trong những thập kỷ tới đây sẽ có rất nhiều môi trường làm việc mới kiểu như vậy được lên kế hoạch và thực hiện. Tôi chỉ mong một điều là chúng đều được quản lý tốt như chương trình của Capital One.

Nếu chúng ta định ở nơi làm việc suốt nửa thời gian trong ngày thì đó sẽ phải là nơi mà chúng ta thực sự yêu thích và có thể làm việc với hiệu suất cao nhất.

Ý kiến phản hồi

Nhân viên bán hàng và hầu hết những nhân viên trong các công ty quảng cáo từ lâu đã được hưởng một môi trường làm việc thoải mái với nhiều khoảng không gian bố trí theo sở thích cá nhân về công việc. Thường thì nhiệm vụ của họ bị ảnh hưởng bởi những thiếu sót trong qui trình đánh giá hiệu quả hoạt động, bởi vì kết quả trong kinh doanh không phải lúc nào cũng tương xứng và thể hiện hết những nỗ lực của mỗi cá nhân. Do đó, để chuyển những nhân viên chuyên nghiệp ở những khu vực và vị trí khác nhau ra khỏi những văn phòng “chuồng bồ câu” truyền thống cần phải xây dựng một kiểu mẫu nhân viên hoàn toàn mới. Hiệu quả công việc thường là kết quả khi người ta cảm thấy hài lòng hay không về mức lương của mình. Đó là lý do vì sao trong thời gian làm việc tại công ty, công nghệ số đã tạo ra một thứ chi phí cơ hội khá lớn, tạo điều kiện cho các nhân viên có thời gian linh hoạt hơn. Điểm mấu chốt trong câu chuyện outsourcing (tiếp nhận nguồn lực từ bên ngoài) nằm ở chính phong trào phát triển hoạt động thiết kế không gian làm việc. Sự cạnh tranh cũng có tác động ngang bằng lên việc tuyển được một số lượng nhất định các nhân viên giỏi cũng giống như trọng lượng sẽ ảnh hưởng tới khả năng chết đuối của mỗi người. Vì thế, cái gọi là “tương lai của không gian làm việc” vẫn chưa có gì là rõ ràng. - Tiến sĩ S. Barneji -

- Tóm tắt ý tưởng chính từ bài báo đăng trên tạp chí Harvard Business Review của Tom Davenport -

Bài viết của cùng tác giả

>> Công nghệ thông tin - Những vấn đề đang tranh luận (Phần 2)

>> Công nghệ thông tin - những vấn đề đang tranh luận? (Phần 1)

>> Các lãnh đạo đang sử dụng phương tiện truyền thông nào?

• HBV-TVN

Đề nghị ghi rõ “Bản quyền @Harvard Business School Publishing”, hoặc “Bản quyền tiếng Việt @Công ty phần mềm và truyền thông VASC” khi trích dẫn lại thông tin này trên các tài liệu in ấn và photocopy, và ghi rõ “Trích từ trang Harvard’S-TVN” khi xuất bản trực tuyến.