>> Bạn có sử dụng thời gian đúng cách không?

Các nhà quản lý luôn vô cùng bận rộn Ảnh nguồn: www.fuddwhacker.com

Khi nói về cuộc sống của các nhà quản lý, tôi nhận thấy rằng lúc nào họ cũng vô cùng bận rộn: Lúc nào cũng phải chạy vội vã từ cuộc họp này đến cuộc họp khác, hoặc dán mắt vào màn hình BlackBerry[1] như những kẻ đang cầu nguyện và làm việc thâu đêm suốt sáng để trả lời cả núi thư điện tử. Tình trạng này dẫn đến một vấn đề mà từ lâu trong lĩnh vực học thuật được gọi là “thời gian không tạo thêm giá trị” (non value-added time).

Nhiều năm trước, các Giáo sư Steven Wheelwright[2] và Kim Clark[3] (nguyên Hiệu trưởng) của trường Kinh tế Havard đã nhận thấy khoảng thời gian làm việc hiệu quả của con người giảm mạnh khi cùng một lúc họ được giao cho nhiều hơn hai nhiệm vụ.

Vào thời điểm mà những người được khảo sát trong nghiên cứu này phải phụ trách cùng một lúc bảy dự án, thời gian làm việc hiệu quả của họ giảm xuống chỉ còn khoảng 15%. Có một điều nghịch lý là một người càng phải thực hiện nhiều công việc một lúc thì số việc mà họ hoàn thành lại càng ít đi. Vậy, làm thế nào để bạn có thêm nhiều thời gian làm việc hiệu quả trong cuộc sống hàng ngày? Dưới đây là một vài gợi ý:

• Xây dựng một danh sách hoặc đầu mục để giúp bạn có thể chọn lọc có hệ thống những cơ hội hấp dẫn từ vô số những cơ hội khác kém hấp dẫn hơn. Tôi cũng có một danh sách như vậy để sử dụng khi đánh giá các khách hàng mới và nó giúp tôi vạch ra những ưu tiên trong công việc.

• Cố gắng hoàn thành những dự án cũ, trước khi thêm những dự án mới vào danh sách này.

• Cố gắng dành thời gian để suy nghĩ về chiến lược để thực hiện các dự án đó, nhưng những công việc không quá gấp (như suy nghĩ hay viết lách) cần được thay thế bằng những yêu cầu công việc cấp bách hơn.
  
  Ví dụ: Tôi có một khách hàng có tính cách rất đặc biệt tên là Joe. Những lần gặp gỡ với Joe là để dành cho việc suy nghĩ, và chúng tôi đều thỏa thuận rằng những lần gặp gỡ đó đều sẽ không bị cắt ngang.

  Có chiến lược quản lý thời gian phù hợp, bạn sẽ tự tin hơn với bất cứ công việc nào Ảnh nguồn: www.sbtechnologymagazine.org

• Kiểm tra email hai lần một ngày (đảm bảo rằng sẽ không quá mất thời gian của bạn).

• Cố gắng làm cho những người như sếp hay đồng nghiệp - những người có thể mang lại khối lượng công việc vượt trội cho bạn - hiểu rõ hậu quả của việc bạn phải đánh đổi thời gian để làm thêm việc khác ngoài các công việc chính của mình.

• Liên kết những ưu tiên chiến lược với cách mà bạn sử dụng thời gian, hãy biết nghi ngờ những công việc không vì những mục đích ưu tiên đó.

• Cuối cùng, hãy đặt câu hỏi về giá trị của mỗi công việc bạn cần làm. Ví dụ: Đơn giản là, nếu bạn không thực hiện nó ngay, thì điều gì có thể xảy ra?

- Bài viết của Rita McGrath trong chuyên mục Lãnh đạo bàn luận trên trang Harvard Business Online -

• Harvard’S

[1] The BlackBerry là một mẫu sản phẩm máy cầm tay đa chức năng do công ty Research In Motion của Canada chế tạo, sử dụng sóng wireless, sản xuất năm 1999, có thể sử dụng để kiểm tra email, điện thoại di động, gửi tin nhắn, gửi fax, lướt web…

[2] Dr. Wheelwright là Giáo sư của trường Quản trị Kinh doanh Harvard và nổi tiếng với những nghiên cứu về phát triển sản phẩm hay quy trình phát triển nhà máy. Wheelwright, 56 tuổi, có 20 năm là thành viên của trường Harvard. Ông giảng dạy về xu thế phát triển của khoa học công nghệ, phát triển công nghệ mới và hoạt động quản lý tại trường Kinh doanh Harvard, thuộc chương trình MBA và Quản lý giáo dục. Ngoài ra, ông còn là Giáo sư Quản lý khoa Kinh doanh, trường Đại học Giáo dục Stanford.

[3] Kim B. Clark (20/3/1949 tại Salt Lake City, bang Utah) là Chủ tịch của Trường Đại học Bringham Young. Trước khi được bổ nhiệm vào chức vụ này năm 2005, Clark giữ chức vụ Hiệu trưởng của trường Kinh doanh Harvard từ năm 1995 và là Giáo sư về Quản trị Kinh doanh. Clark từng là sinh viên của trường Harvard, lấy bằng BA năm 1974, MA năm 1977 và PhD năm 1978.